Face aux nombreux logiciels de gestion commerciale disponibles, nous constatons que les TPE/PE/PME ont beaucoup plus de mal à dénicher celui qui correspond le mieux à leurs besoins. C’est pourquoi nous vous informons à ce sujet.
Une solution de gestion commerciale : À quoi ça sert ?
Une solution de gestion commerciale vous permet de piloter tous les processus liés à l’activité commerciale de votre entreprise. De manière rapide et efficace, elle vous permet d’anticiper et de suivre toutes vos actions commerciales : de la prospection à la livraison, à partir d’une base de données unique.
De même, un logiciel de gestion commerciale vous permet de :
- Gérer les entrées et les sorties de marchandises en stock, afin de pouvoir gérer de manière très simple vos (ré)approvisionnements.
- Réaliser vos documents liés à la vente, à savoir vos devis, vos bons de commande, vos bons de réception/livraison et vos factures.
- Suivre vos stocks en temps réel.
- Suivre les encours de vos clients concernant leurs factures et leurs paiements.
- Optimiser les processus d’achat/vente.
- Extraire les statistiques détaillées sur vos clients et fournisseurs, mais aussi sur vos articles les plus vendus sur un temps donné. Ou encore, obtenez les statistiques en volume de chiffre d’affaires par catégories, en quantité d’articles ou bien par type de clients.
Cet outil doit vous permettre d’avoir une vue complète de l’activité de l’entreprise.
Les conseils que nous pouvons vous donner : identifiez les points de blocage ou ceux que vous souhaitez optimiser dans votre organisation. Listez les fonctionnalités indispensable à votre activité (exemple : gestion des stocks, planning de livraison,…). Grâce à cela, vous pourrez comparer les différentes solutions du marché et prendre le bon outil adapté à vos besoins.
Le logiciel doit être conforme à la législation
Effectivement, dans le but de renforcer sa lutte contre la fraude à la TVA et la dissimulation des recettes, l’Administration Fiscale impose l’utilisation d’un logiciel ou système de caisse certifié par la NF-525, qui découle de l’article 88 de la loi Finances de 2016, mise en vigueur depuis le 1er janvier 2018. Les logiciels de gestion commerciale entrent dans ce périmètre.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à vous rendre sur ce site : economie.gouv.fr
De ce fait, votre logiciel doit impérativement répondre à certaines conditions :
- Inaltérabilité : les données enregistrées, ne doivent pas subir de modification directe. Si des opérations de correction sont menées, elles doivent faire l’objet d’un nouvel enregistrement qui doit lui-même être inaltérable. Par exemple : une facture émise n’est plus modifiable.
- Sécurisation : elle vise à s’assurer que les enregistrements réalisés par toute personne accédant au logiciel soient mémorisés, à tracer toute modification. Le tout avec un procédé technique fiable.
- Conservation et Archivage : les données doivent être conservées dans le logiciel ou archivées sur un support garantissant leur inaltérabilité et l’intégrité dans le temps.
D’autres éléments découlent de ces obligations, comme la séquentialité et la chronologie des documents produits. La mémorisation de tout élément dans un journal des évènements,…
Un certain nombre de mentions sont également obligatoires sur les factures, comme la référence du devis, la date d’émission,… Toutes les informations sont disponibles ici.
Attention à la pénalité : Si vous utilisez un type de logiciel autre que ceux qui sont conformes aux exigences de l’Administration Fiscale, vous risquez une amende en cas de contrôle. Après cette pénalité, vous êtes dans l’obligation de vous mettre en règle à compter du mois qui suit. Sous peine que cette amende soit reconduite jusqu’à ce que vous soyez en conformité avec la loi. Pour en savoir plus, cliquez-ici.
De surcroît, il faut savoir que le devis est une source d’information pré-contractuelle importante ET obligatoire suivant votre domaine d’activité. Effectivement, le devis est obligatoire pour les entreprises proposant des prestations ou des services, dont le prix final n’a pas encore été déterminé.
Pour en savoir plus : La liste des activités pour lesquelles un devis est obligatoire.
Quoiqu’il en soit, il est obligatoire avant toute acceptation de commande.
Le devis permet d’informer les potentiels acheteurs sur des caractéristiques essentielles. Comme le prix, la date, le délai de livraison du produit ou le délai d’exécution du service.
Le logiciel doit vous permettre de gagner du temps sur la réalisation de vos documents de vente
Pour gérer tout le cycle complet, des achats aux ventes, différents documents sont mis en œuvre :
- Le devis : Comme expliqué ci-dessus, ce document permet d’informer les potentiels acheteurs sur les caractéristiques essentielles du produit/service demandé.
- Le bon de commande : Ce document commercial permet de prouver que votre client a passé commande. Il fait office du contrat de vente.
- Le bon de réception et de livraison : Toujours établis en deux exemplaires, ces documents permettent de prouver que les marchandises achetées ont bien été livrées puis réceptionnées.
- La facture et le règlement : Ces pièces officialisent la vente d’un produit ou service entre l’acheteur et le vendeur.
Par ailleurs, en ce qui concerne les mentions légales sur vos factures, elles doivent être également précisées sans exception sous peine de sanctions. Cela va, par exemple, des indemnités de retard au mode de paiement. Pour en savoir plus : le montant des amendes en cas de non-affichage des mentions légales.
Pour vous, TPE/PE/PME, l’enjeu est de réduire cette durée de cycle pour développer votre chiffre d’affaires. C’est pourquoi, utiliser un logiciel de gestion commerciale est bénéfique pour le développement de votre stratégie, surtout lorsque celui-ci est conçu pour vous faire gagner du temps !
En effet, avec des automatismes pragmatiques :
- Vous évitez la ressaisie, grâce au transfert automatique de vos données clients, fournisseurs ou articles ;
- Vous transformez vos devis en bon de commande, bon de livraison, puis en facture très simplement ;
- Vous avez une vue d’ensemble sur les encours de vos clients vous permettant d’effectuer vos relances efficacement.
Gérer et suivre vos stocks est plus facile, et piloter votre activité devient moins chronophage.
Découvrez notre logiciel Acropole Expert Gestion Commerciale
Vous recherchez un logiciel de gestion commerciale, simple, complet et aux normes pour votre activité ? Faites le bon choix en découvrant sans plus attendre notre logiciel Acropole Expert Gestion Commerciale !
Cette solution peu coûteuse a été conçue spécialement pour les petites structures, de la TPE jusqu’à la PME. Pragmatique, elle optimise votre temps d’administration, vous permet de gagner du temps et de gérer efficacement votre base de données clients et articles.
Les avantages d’Acropole Expert Gestion Commerciale :
- Gagnez du temps en transformant vos devis en BC puis en BL puis en factures en 1 clic !
- Profitez de ses fonctionnalités avancées comme l’éco-participation, l’écotaxe et les garanties légales.
- Suivez en temps réel vos encaissements clients en ayant connaissance du solde des factures.
- Paramétrez très simplement vos familles d’articles, clients, fournisseurs.
- Dématérialisez vos documents en envoyant vos pièces d’achats ou de ventes par mail en format PDF.
- Accédez à des statistiques avancées sur vos clients, fournisseurs, articles ou bien même commissionnement !
- Générez vos écritures comptables automatiquement.
Acropole Expert Informatique : Qui sommes-nous ?
Nous sommes une société à taille humaine, experts dans notre domaine depuis 40 ans.
D’une part, nous proposons à la vente des solutions de gestion spécialisées pour les experts comptables, commissaires aux comptes et leurs clients de la TPE, à la PME. D’autre part, nous proposons des services de maintenance informatique.
Notre ADN : Utiliser le vécu d’utilisateurs et d’experts métier pour renforcer et améliorer nos solutions afin de vous satisfaire et de répondre à tous vos besoins.
Nous misons tout sur la qualité de nos services. Si bien que nos utilisateurs sont devenus nos meilleurs prescripteurs ! En effet, ils apprécient la disponibilité ainsi que la réactivité de nos équipes.
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