Une journée est parfois trop courte pour réaliser toutes les tâches que l’on voudrait. Ou alors il s’agit peut-être d’un défi de l’ordre de la productivité. Il est possible d’apprendre à optimiser son temps à l’aide d’outils, ou tout simplement en mettant en place des routines. Le tout résultant d’une organisation bien rodée.
DEFINITION DES OBJECTIFS
Les objectifs doivent être établis avec un délai, que cela soit pour un objectif collectif ou individuel. Il existe une méthode pour établir les paramètres qu’un objectif doit posséder. Il s’agit de la méthode SMART.
S pour spécifique : l’objectif doit être simple et clair.
M pour mesurable : l’objectif doit être quantifiable pour s’assurer de sa réussite.
A pour atteignable : l’objectif doit être approprié selon les ressources à disposition mais ambitieux pour motiver.
R pour réaliste : cela doit être ce que vous pouvez faire, pas ce que vous voulez faire.
T pour temporel : l’objectif doit être fixé dans le temps pour ne pas le repousser.
GESTION DES MAILS
Faire le tri dans les newsletters :
L’outil CleanFox sert à scanner la boîte mail et fait une sélection de ce qui pourrait être supprimé. Et ce pour chaque catégorie de mail ! Cela participe en plus à épargner la planète d’une importante masse de CO2.
Créer une boîte mail dédiée aux newsletters et notifications :
En outre, sur Gmail il existe des filtres pour rediriger les mails dans des dossiers séparés de la boîte principale. Ces dossiers se définissent en fonction de mots clés ou encore domaines. Plus question d’être dérangé(e) au bureau avec des notifications inutiles.
Instaurez un temps « e-mail » dans votre emploi du temps :
Il n’y a rien de plus contre-productif que de traiter les mails un à un dès leur réception, c’est très chronophage.
De plus, il ne faut surtout pas faire le point sur ses mails à 18h30 un vendredi soir, c’est la meilleure manière pour partir en weekend soucieux.
3 OUTILS POUR ÊTRE PLUS PRODUCTIF
Google Drive : Partage, sauvegarde et création de fichiers
Il existe une version gratuite avec 15GB d’espace en ligne. Il est possible de partager des fichiers, qu’ils proviennent de la suite Google ou d’un ordinateur. Un abonnement particulier pour les entreprises permet d’utiliser des dossiers communs en temps réel avec différents collaborateurs.
Toggl : Maîtriser son temps
Toggl est un outil qui sert à mesurer le temps passé sur chaque tâche définie avec leur coût horaire. C’est pratique pour les personnes qui travaillent de chez elles, cela aide à être plus hermétique aux sollicitations extérieures. Souvent, en travaillant depuis son domicile, la productivité est moins efficace par rapport à celle de son lieu de travail.
Trello : Structurer et hiérarchiser ses tâches
Cette plateforme sert à planifier et organiser les tâches. Il est aussi possible de diviser le travail entre collègues, répartir la part de chacun et d’évaluer l’avancement grâce à un système de tableaux et de cartes. Et enfin de mettre en place des deadlines.
Il est indispensable pour vos projets de bien connaître votre système d’information. Ainsi, nous pouvons comprendre vos différentes problématiques et les enjeux de votre système d’information en lien avec votre activité. Acropole Expert Informatique réalise des audits de votre infrastructure, pour plus d’informations sur le sujet, vous pouvez nous contacter à support@acropole-expert.com.