Suivi des factures et paiement pour une PME/TPE

Ce que comporte une facture de vente

• Date de l’émission de la facture (soit la date à laquelle vous l’avez créée).
• Numéro de la facture sans rupture dans la numérotation.
• Date de la vente ou de la prestation de service. Elle va correspondre à la finalisation d’une vente (livraison par exemple) ou la fin d’une prestation (service rendu, …).
• Identité de l’acheteur : Elle comporte le nom de la personne (particulier) ou de la société (professionnel) avec l’adresse de livraison et l’adresse de facturation si cette dernière est différente. Cela va favoriser la traçabilité, le suivi de vos factures et par conséquent, de votre gestion.
• L’identité du vendeur doit aussi être présente avec toutes les informations qui s’y rapportent :
• Nom/prénom de la personne
• Nom de la société
• SIREN ou SIRET
• Pour les commerçants : le numéro RCS
• Pour un artisan : Numéro au répertoire des métiers qui comprend le N°SIREN et RM ainsi que le numéro du département d’immatriculation.
• Adresse du siège social
• Statut juridique de la société avec le montant du capital social
• Numéro du devis ou du bon de commande.
• Numéro individuel d’identification à la TVA : Sont exempts les factures HT avec un total inférieur ou égal à 150€.
• Description de la vente (produit ou service vendu).
• Détail de l’ensemble des prestations/produits(quantité, prix, marque, couleur, matériaux, …).
• Le prix hors TVA.
• Frais additionnels de type emballage, transport et montage.
• Taux de TVA/Montant de la TVA.
• Indiquez si une réduction a été effectuée au moment de la vente ou de la réalisation de la prestation.
• Total HT et TTC.
• Délai et date du paiement escompté : Un détail doit être rédigé sur les conditions en cas de paiement antérieur ou ultérieur (taux de pénalité) à la date prévue initialement ainsi que les frais au créancier en cas de retard.

Si les différents éléments énoncés ne sont pas respectés, des poursuites sont possibles avec une amende de 15€ pour chaque manquement dans le document. Dans les cas plus extrêmes, notamment dans le cas de fausses factures, l’amende peut s’élever à 75 000€ pour une personne physique et 375 000€ pour une personne morale.

Une traçabilité importante des factures

La loi concernant la traçabilité des factures est très stricte. En effet, la norme NF525 vous impose la non-modification d’une facture une fois que vous avez émise cette dernière. Pour une facture d’achat, la numérisation doit être horodaté avec un certificat dans la majeure partie des cas. Enfin, vous devez établir un process clairement défini et écrit pour construire un chemin de preuve assurant d’aucune transformation ou modification du document. Pour se faire, des outils existent pour faciliter ces process tout en étant conformes et sûrs. Quel outil alors choisir pour respecter les normes énoncées ?